Chèn hình ảnh trong Mail Merge (mail merge with images)

Đây là một vấn đề khó. Bài viết sẽ trình bày tỉ mỉ kèm hình ảnh như sau.

Lưu ý: Các từ ngữ, hình minh họa sau đây lấy từ máy Windows XP3. Trên HĐH khác, có thể giao diện khác.

1- Hình ảnh để trong một folder

2-     File access (db1.mdb ở hình trên) có một field là path của hình ảnh trong table Table1.

[Ghi chú: Dùng database là file access hay file Excel đều được cả]

3- Chạy Microsoft Office Publisher 2003

4-     Nhấn vào biểu tượng mail (hình trên, ngay dưới Menu View), giao diện mail hiện ra:

5-     Đưa con trỏ vào vùng soạn thảo màu trắng, và viết thư. Ví dụ:

Xong, Lên trên Menu, vào Tools\ Mail and Catalog Merge\ Mail and Catalog Merge Wizard…

Hướng dẫn hiện ra bên trái: nhấn vào nút bên dưới (có khoanh màu đỏ trong hình dưới)

6-     Làm theo wizard, bước 1: chọn data source là file db1.mdb ở thư mục giới thiệu ở trên. Nhấn vào Next: Select data source: chữ Browse hiện ra, nhấn tiếp vào Browse.

Bảng Select Data Source hiện ra, nhấn vào nút New Source… để dẫn đến file db1.mdb

Chọn ODBC DSN rồi nhấn Next như hình dưới:

Chọn MS Access database rồi nhấn Next (vì ta có file db1.mdb)

Bảng Select Database hiện ra:

-        Với giao diện như hình trên, trước hết chọn ổ đĩa mà tập tin ở đấy. Hình trên là oval màu xanh bên dưới, chọn ổ đĩa D:

-        Sau đó, lên trên (khoanh màu đỏ) dẫn đến thư mục chứa file

-        Đến đúng thư mục (trôn thu mail merge 2), phía bên trái sẽ hiện ra tên file db1.mdb (khoanh màu tím)

Lúc nầy ta phải nhấn vào db1.mdb để xác nhận rồi mới nhấn được nút OK

Máy tự động connection = mở file đó, tìm ra tên Table Table1, bạn chỉ việc nhấn Next

Một bảng nữa hiện ra: nhấn Finish

Toàn bộ nãy giờ là khai báo cơ sở dữ liệu chung cho máy (sau nầy cần thì dùng). Bây giờ mới chính thức dùng database cho việc mail merge, bảng Szelect Data Soure hiện ra, ở file name có ghi sẵn (db1 Table1 = là tên file và tên table ta dùng): ta chỉ việc nhấn Open

Các field trong Table hiện ra, đúng như ta đã có như mục 2 giới thiệu:

Thế thì nhấn OK thôi!

7-     Qua bước 2: Nhấn vào bên trái Step 2 of 5

Next: Create your publication

Hiện ra các field để chèn vào file

Nhấn con trỏ vào Box hiện ra Ho Ten như trên:

- ở ngoài có 2 nút trên dưới (đường chỉ xanh) dùng để tìm field thích hợp

- kề bên là 1 nút đậm (đường chỉ đỏ) là chọn text hay hình

Ta nhấn chuột vào khung soạn thảo thư bên phải, vd sau chữ Họ và tên; qua bên trái nhấn vào Ho Ten; bên phải sẽ hiện ra Ho Ten trong cặp kép. Tương tự cho vị trí Địa chỉ.

Riêng Hình thì:

-        bên phải di chuyển chuột để xác nhận chỗ chèn hình

-        bên trái, nhấn nút chọn Insert as picture.

-        Kết quả:

Ngang đây là OK!

8- Nhấn bên trái bước 3: Next: Preview your publication = duyệt xem trước hình từng người kèm tên khớp không…

Nhấn bước 4: Next: Complete the merge

Sau đó, bạn có thể nhấn nút Print của bước 5

Chúc các bạn thành công!